پاورپوینت دستورالعمل بایگانی موضوعی

بایگانی موضوعی، گنجینه اسرار و حافظه هسته مرکزی فعالیتهای یک سازمان محسوب می شود، همچنین اسناد بایگانی می توانند بیانگر سیر ایجاد و روند تحولات ساختاری و سازمانی و در نتیجه مبنای تحقیقات علمی و قضاوتهای تاریخی حال و آینده باشند، بنابراین برای بیان ارزش و اهمیت بایگانی باید به سه نکته توجه شود.

1- ارزش تاریخی اسناد (بیانگر حقایق و سند قضاوت)

2- اهمیت بایگانی (حلقه اتصال سازمان با گذشته خود و منبع تغذیه سازمان و افراد در رابطه با ماموریتها و...)

3- نقش بایگان (حفاظت از اسناد باید به چه کسانی سپرده شود)

تقسیم بندی کلی روشهای بایگانی

الف- روش اسمی = در این روش اسناد بر اساس شاخصه هایی مانند؛ نام افراد، نام سازمانها، نام مناطق جغرافیایی و موارد مشابه آن طبقه بندی می شوند.

ب- روش موضوعی = در این روش اسناد بر اساس عنوان و محتوای پرونده تحت عنوان یک موضوع خاص تشکیل می شوند.

ج- سایر روشها = که ممکن است ترکیبی از چند روش یا تاریخ یا کارتن و جزوه دان باشد.

بایگانی موضوعی

روش بایگانی موضوعی یکی از مشکل ترین و به عبارت دیگر تخصصی ترین و در عین حال رایج ترین و دقیق ترین روش های بایگانی محسوب می شود.

لازم به یادآوریست اگر چه ممکن است برخی از موضوعات با عناوین سازمانی تشابه اسمی داشته باشد اما مبنای دسته بندی به هیچ وجه تقسیمات و عناوین سازمانی نیست، بنابراین موضوعات به یک رده خاص اختصاص ندارد و کلیه رده ها در تمامی سطوح می توانند متناسب با نوع مکاتبات تمام یا بخشی از موضوعات را در بایگانی رده خود داشته باشند.

از اهداف بایگانی به روش موضوعی می توان به ایجاد نظم و ترتیب و وحدت رویه در حفظ و نگهداری اسناد، تسریع در گردش مکاتبات در سطوح مختلف و صرفه جویی در منابع انسانی، مالی و زمان گردش مکاتبات اشاره کرد. در ادامه پروژه اهداف بایگانی روش موضوعی به طور کامل بیان شده است.. ..